Il serait intéressant de passer les portes d’une salle d’archives de grande entreprise fonctionnant depuis des décennies. D’ailleurs s’agirait-il d’une seule pièce ou de plusieurs ? A moins de dédier beaucoup de temps à leur entretien, peu de professionnels savent ce qu’est le récolement. Il serait pourtant essentiel de connaitre l’importance de cette action, quitte à se faire aider pour la mettre en œuvre.
Récolement d’archives professionnelles : de quoi parle-t-on et quelle importance ?
Récoler des archives consiste en le fait de les recenser. Pourquoi doit-on le faire ? Les archives ont plusieurs visées.
On peut les utiliser pour évaluer le chemin parcouru, trouver de nouvelles idées sans tomber dans la redite, reprendre des projets inaboutis. Les documents contiennent toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’entité : les coordonnées des fournisseurs, les prix pratiqués, les conditions, sans compter les données personnelles des clients et des prospects.
Ces documents ont également une valeur de preuve puisqu’ils peuvent être présentés lors d’un audit fiscal ou encore si un client mécontent accuse l’entreprise d’un méfait. Un devis signé, une facture non-acquittée sont autant d’éléments qui plaident en faveur de l’entrepreneur et prouvent sa bonne foi, tout comme le contrôleur des impôts peut se fier aux bilans fiscaux et autres pièces comptables par année.
Sachant cela, il peut être tentant de tout conserver ad vitam aeternam. Cependant, cela n’est pas une solution car il faut parfois faire de la place pour ne pas être envahi. En outre, des archives obsolètes peuvent donner de faux renseignements et donc favoriser une mauvaise prise de décision.
Le récolement permet donc ; de manière régulière ; de s’assurer que tous les documents importants sont encore présents. La phase suivante logique étant de supprimer ceux qui n’ont plus de valeur.
Peut-on se faire aider pour le récolement de ses archives et peut-on attendre plus ?
Si le récolement peut ne prendre que quelques heures dans certaines PME, cela peut être bien davantage quand on n’a pas prêté vraiment attention à ce que l’on peut considérer comme des documents inutiles.
Ils s’entassent alors sans ordre bien précis dans des cartons, quand ils ne sont pas posés à même les planches d’une étagère, les piles manquant de s’effondrer dès que l’on en ajoute davantage.
Jeter des documents importants n’arrive pas qu’aux autres et les études en attestent avec des conséquences parfois désastreuses.
Pour pallier le manque de connaissances, les entreprises peuvent faire appel à une société d’archivage. Le récolement est une prestation qu’elle connait bien et qu’elle peut effectuer sans erreur.
Mais ce n’est bien entendu pas la seule chose que l’on peut demander aux agents qui se déplaceront sur site.
Certains bâtiments anciens contiennent de l’amiante et les archives peuvent être couvertes d’une fine couche de cet isolant hautement dangereux pour la santé. Les sociétés d’archivage peuvent les désamianter. Elles peuvent ensuite s’attaquer au récolement quand les archives sont bien ordonnées.
Quand ce n’est pas le cas, leur tâche consiste à mettre de côté les documents obsolètes qui seront traités plus tard.
Les documents encore en cours de validité en termes de valeur probatoire ou d’intérêt pour l’entreprise sont recensés (récolés), classés, rangés et on peut même demander à ce qu’ils soient numérisés (loi sur la transition numérique). Les prestataires possèdent les compétences et des machines parfois particulières pour répondre à tout type de demande, en termes de taille ou de support.
Le choix de la meilleure GED incombe au chef d’entreprise, mais s’il a besoin de conseil, voire que ses équipes soient formées, cela peut faire partie des prestations d’une société d’archivage.
Quant aux documents obsolètes, ils sont détruits après avoir fait l’objet d’un listing exhaustif, de telle manière à ne pas pouvoir être reconstitués.